[Artigo] - Cuide bem do seu evento

Evento, pela própria origem da palavra, tem haver com algo que não acontece com freqüência, que se realiza em caráter eventual e não contínuo, por esse motivo, exige cuidados que garantam o seu êxito. A falta de convivência com os fatores que norteiam um evento gera nas empresas realizadoras uma tensão, um elevado grau de ansiedade, que faz do universo dos eventos um cenário naturalmente nervoso.

Para driblar as ansiedades naturais do evento, as empresas especializadas em organização e gestão de eventos buscam criar métodos que minimizem esta situação, mantendo controles e apontamentos que tranqüilizem os clientes, proporcionando um ambiente propício para os cuidados que um evento exige, em um clima mais ameno e favorável.

Em uma cartilha simples, pode-se destacar algumas recomendações básicas que, uma vez observadas, tornam possível a realização do evento de forma tranqüila e eficaz. Abaixo algumas dessas recomendações:

1. Conheça bem o Evento: Um cliente, quando resolve realizar um evento, nem sempre tem em mente o que exatamente pretende. Utiliza nomenclaturas, como Congresso ou Seminário, sem ao menos saber se é esse o escopo que pretende realizar. Ao assumir a organização de um evento deve-se conversar exaustivamente com o cliente, obtendo dele o real objetivo do evento, para, assim poder definir o seu mote. Para se atingir essa condição algumas informações são imprescindíveis, como: Público alvo, atividades pretendidas, objetivo, número de participantes esperados, tema.

2. Faça um Projeto: Uma vez identificadas as informações básicas do evento, elabore um projeto e apresente ao Cliente para aprovação. Esta ação permite que alguma situação não entendida na etapa anterior seja sanada e evite problemas no desenvolvimento do evento;
 

3. Elabore um orçamento: O orçamento deve ser parte constante do projeto e deve conter todos os custos diretos e indiretos necessários para a realização do evento, bem como os recursos esperados e suas respectivas fontes.

4. Elabore um Plano de Trabalho: Um plano de trabalho com datas definidas para início e conclusão de todas as tarefas permite o acompanhamento do projeto, permitindo a garantia de sua execução e o remanejamento, quando necessário.

5. Tenha sempre a mão o Check-List: O Check-List é uma ferramenta indispensável ao organizador de eventos. Deste instrumento devem constar todas as ações previstas da mais simples à mais complexa, assim, evita-se que o esquecimento de pequena ação coloque em risco todo o evento, como por exemplo o pagamento de taxas de alvará em feira ou exposição.

6. Atualize o Plano de Trabalho e o Check-List diariamente: O acompanhamento diário é uma dessas ferramentas é uma forma de garantir a execução das ações previstas pelo projeto, evitando esquecimento que podem prejudicar o evento.

7.Cuidado ao selecionar o seu fornecedor ou parceiro: Dada a complexidade de um evento é inevitável que alguma ação tenha que ser terceirizada. Atualmente várias pessoas e empresas investiram equipamentos e estruturas para eventos, inclusive em sublocação de mão-de-obra. Face a esta oferta, aumentam os cuidados na escolha do fornecedor, sob pena de colocar em risco o evento.

Seguem alguns cuidados a serem observados:

      - Tenha sempre um número mínimo de três opções;
      - Busque sempre novas alternativas;
      - Peça referência;
      - Se possível, conheça as instalações do fornecedor;
      - Priorize o trabalho com pessoas jurídicas;
      - Priorize os fornecedores com os quais já tenha trabalhado.

8.Delegue: A centralização não é uma boa opção quando se trata de eventos, por esse motivo, é importante que se distribua as tarefas para a Equipe, observando a competência e disponibilidade de cada um;

9. Acompanhe o Orçamento: O acompanhamento do orçamento permite remanejamentos e ajustes necessários em tempo hábil, evitando surpresas futuras que inviabilizem o evento;

10. Antecipe sempre: Procure executar todas as ações com o máximo de antecedência possível. Assim, os dias que antecedem ao evento podem ser utilizados para acertos e ajustes de detalhes finais e para o atendimento a solicitações de última hora.
Estas são apenas algumas recomendações básicas. Via de regra o organizador de eventos, deve ter em seu perfil a atitude de zelar pelo bom andamento do evento, cuidando de cada detalhe no tempo e da forma certa. Deve estar amparado por uma equipe capacitada e fornecedores, para desta forma garantir ao evento todos os cuidados de que ele necessita.

 
Cássio Cunha – Diretor Executivo da Mil Vezes Mais Eventos